Il 26 febbraio 2026 il Garante per la protezione dei dati personali ha sanzionato l’Istituto Tecnico Statale “Luigi Einaudi” di Correggio per una gestione non corretta di orari di servizio, turni di sorveglianza, assenze e sostituzioni dei docenti. Il punto utile, fuori dal settore scuola, è uno solo: quando usi il canale più comodo invece del canale giusto, allarghi la visibilità di dati di lavoro a persone che non dovrebbero vederli. (provvedimento del Garante del 26 febbraio 2026)
Per chi coordina coperture, assenze e sostituzioni, non è una curiosità giuridica. È una domanda pratica: cosa puoi mostrare davvero, dove, e a chi.
Questa news è aggiornata al 20 aprile 2026 e ha taglio operativo. Non sostituisce il parere del legale o del DPO sul caso concreto.
In 20 secondi
- Cosa è successo: il Garante ha contestato la pubblicazione di orari di servizio e turni con nominativi e la comunicazione di assenze e sostituzioni a una platea troppo ampia.
- Perché conta: il problema non è la scuola, ma la logica con cui molte organizzazioni usano bacheche, chat, intranet e file condivisi per gestire eccezioni operative.
- Cosa controllare subito: canale usato, destinatari reali, visibilità per ruolo e differenza tra informare e diffondere.
- Cosa non fare: pubblicare nominativi, assenze e sostituzioni in spazi troppo larghi solo per velocizzare il coordinamento.
Cosa è successo davvero
Secondo il doc. web n. 10233242, l’Istituto aveva pubblicato sul proprio sito web gli orari di servizio dei docenti con materia di insegnamento e nominativo del docente, oltre ai turni di sorveglianza durante la ricreazione.
In parallelo, le assenze e le relative sostituzioni degli insegnanti venivano rese disponibili tramite la funzione “Bacheca” del registro elettronico Spaggiari “Classe Viva”. Tra i destinatari potevano finire:
- il docente assente;
- il docente che sostituisce;
- gli alunni della classe del docente assente;
- i genitori della classe del docente assente;
- il personale ATA dell’istituto.
Il punto più utile del caso è questo: esisteva anche un modulo dedicato, “Sostituzioni di Classeviva”, pensato per mostrare i dati solo al personale autorizzato. In pratica, il sistema aveva già un canale più stretto, ma la scuola ha usato quello più largo.
Il Garante ha quindi ritenuto illecita sia la diffusione online degli orari di servizio e dei turni con nominativi, sia la comunicazione di assenze e sostituzioni attraverso un canale accessibile a una platea troppo ampia.
| Passaggio | Canale usato | Perché si rompe |
|---|---|---|
| Orari di servizio e turni | Sito web dell’istituto | Diffusione online di dati con nominativi |
| Assenze e sostituzioni | Funzione “Bacheca” del registro elettronico | Platea troppo ampia rispetto ai soggetti che devono agire |
| Alternativa disponibile | Modulo “Sostituzioni di Classeviva” | Esisteva già un canale più stretto e coerente |
Cosa puoi mostrare davvero, e a chi
La regola pratica è semplice: puoi mostrare il dato solo ai soggetti che devono agire.
| Se devi mostrare | A chi | Qual è il minimo dato utile |
|---|---|---|
| sostituzione assegnata | coordinatore e sostituto | turno, fascia oraria, copertura da garantire |
| turno aggiornato | chi opera su quel turno | informazione minima per operare |
| fascia da coprire | ruolo che deve intervenire | slot orario e necessità operativa |
| Canale | Rischio tipico | Alternativa più pulita |
|---|---|---|
| chat di reparto | platea larga e storico difficile da governare | notifica minima al solo soggetto coinvolto |
| bacheca generale | visibilità inutile a chi non deve agire | modulo dedicato |
| file condiviso “visibile a tutti” | diffusione travestita da operatività | vista filtrata per ruolo |
| calendario interno senza filtri | dati leggibili oltre il necessario | flusso autorizzativo separato |
Dove sbagli più spesso senza accorgertene
| Canale | Comodità percepita | Problema reale |
|---|---|---|
| Bacheca generale | Tutti vedono subito | Spesso la visibilità è troppo ampia |
| Chat di reparto | È velocissima | Perimetro e storico peggiorano subito |
| File condiviso | Sembra operativo | In realtà diffonde più del necessario |
| Modulo dedicato | È meno immediato | Quasi sempre separa meglio ruoli e dato minimo |
Perché questa notizia riguarda anche chi non gestisce una scuola
L’errore più comodo sarebbe archiviarla come “questione scolastica”. Sarebbe un errore.
Il problema operativo è molto più generale: un’informazione nasce per consentire a pochi soggetti di fare una cosa precisa, ma viene spinta in un contenitore più visibile o più semplice da usare.
Succede spesso anche nelle aziende:
- i turni finiscono in una pagina interna visibile troppo ampiamente;
- le assenze vengono inoltrate in chat con destinatari inutili;
- le sostituzioni entrano in bacheche condivise con reparti che non devono trattare quel dato;
- si usano file o calendari comuni per “far prima”, senza distinzione tra chi deve operare e chi deve sapere solo il minimo indispensabile.
La regola pratica è semplice: non tutto ciò che è utile al coordinamento può essere mostrato a chiunque lavori nello stesso ecosistema.
Processo corretto in 4 step
- L’assenza entra nel modulo corretto.
- Il coordinatore vede solo il dato necessario.
- Il sostituto riceve solo l’informazione utile per coprire il turno.
- Il piano aggiornato è visibile solo a chi deve operare, non a una platea larga.
I 5 errori operativi che il caso mette a nudo
1. Usare la bacheca più larga invece del modulo giusto
Questo è l’errore vero. Non “aver comunicato una sostituzione”, ma averla comunicata nel contenitore sbagliato.
2. Confondere esigenze organizzative e base giuridica
“Dovevamo garantire continuità.”
“Dovevamo farlo vedere a tutti.”
“Dovevamo semplificare la consultazione.”
Sono motivazioni comprensibili, ma non bastano. Il caso del 26 febbraio 2026 chiarisce proprio questo.
3. Trattare nominativi, orari e turni come dati neutri
Anche orari di servizio, turni, assenze e sostituzioni sono dati personali quando sono associati a persone identificabili. La loro circolazione va limitata ai soggetti che ne hanno davvero bisogno.
4. Allargare i destinatari per rassicurare o informare meglio
La tentazione è sempre la stessa: “Così tutti sanno.”
Ed è proprio lì che il processo si rompe. Perché spesso non serve che tutti sappiano. Serve che chi deve agire sappia il minimo necessario.
5. Pensare che l’errore tecnico-organizzativo basti come scusa
Il fatto che il processo sia stato sbagliato “senza intenzione” non lo rende meno problematico. Se il canale consente visibilità eccessive, il problema resta.
Fonti ufficiali
Flusso più pulito
Centralizza assenze e sostituzioni senza canali troppo larghi
Quando modulo corretto, ruoli autorizzati e visibilità minima stanno nello stesso flusso, il coordinamento resta operativo senza trasformarsi in diffusione inutile.