Questa pagina e una checklist operativa per impostare una policy aziendale sulla timbratura GPS (ruoli, eccezioni e controlli): completa la pagina feature di timbratura GPS.
Prima di partire: 8 decisioni di policy
Prima di attivare la timbratura, allinea queste decisioni (anche in un documento interno):
- Finalita: per cosa usi la timbratura (presenze, sicurezza, audit)?
- Perimetro: sedi/reparti inclusi e cosa resta fuori.
- Geofence: raggio, tolleranza e casi in cui non e applicabile.
- Eccezioni: cosa succede se GPS e off o fuori area.
- SLA contestazioni: tempi massimi per gestire anomalie.
- Ruoli e accessi: chi vede cosa (e chi puo correggere).
- Audit: come tracci accessi e modifiche (log).
- Conservazione: dove finisce il dato e per quanto tempo.
Matrice ruoli e accessi (copiabile)
Esempio pratico da adattare:
| Ruolo | Può timbrare | Vede geofence/posizione | Gestisce anomalie | Può correggere | Audit log |
|---|---|---|---|---|---|
| Dipendente | Sì | No | No | No | No |
| Store/Shift manager | No | Solo esito (ok/anomalia) | Sì | Limitato | Sì |
| HR/Amministrazione | No | No | Sì | Sì (con motivo) | Sì |
| IT/Sicurezza | No | Configurazione (se previsto) | No | No | Sì |
Checklist policy timbratura geolocalizzata
- Definisci finalita del trattamento e perimetro di utilizzo.
- Chiarisci quando la posizione viene acquisita e quando no.
- Identifica ruoli autorizzati a visualizzare o validare dati.
- Definisci gestione eccezioni e tempi di revisione.
- Formalizza canale di comunicazione verso dipendenti e manager.
Gestione eccezioni: casi e risposta operativa
Una policy funziona se prevede le eccezioni piu comuni:
| Caso | Regola | Azione manager | Evidenza/log |
|---|---|---|---|
| Fuori geofence | Richiedi motivazione | Approva/nega + nota | Log anomalia |
| GPS disattivato | Timbratura non valida | Chiedi riattivazione | Flag “GPS off” |
| Batteria esaurita | Procedura alternativa | Registrazione manuale controllata | Nota + audit |
| Sede errata | Verifica shift | Correggi solo se coerente con turno | Storico correzione |
| Ritardo marcato | SLA e soglie | Valuta eccezioni ricorrenti | Trend anomalie |
Schema comunicazione (messaggio a dipendenti + manager)
Messaggio ai dipendenti (copiabile):
Da oggi le presenze si timbrano dall'app. La geolocalizzazione serve solo a verificare che la timbratura avvenga sul posto di lavoro: non e tracciamento continuo.
Se hai un problema (GPS off, fuori sede, batteria), segnala l'eccezione in modo tracciato: il manager la gestira entro lo SLA.
Messaggio ai manager (copiabile):
Quando ricevi un'anomalia, verifica: turno pianificato, sede, motivazione e frequenza del caso. Le correzioni vanno fatte solo con motivo e restano in audit log.
Obiettivo: ridurre eccezioni e avere dati affidabili per la chiusura mese.
Controlli operativi da impostare
- Registro delle anomalie e relativo esito.
- SLA interno per chiusura contestazioni.
- Audit periodico su accessi e privilegi.
- Verifica coerenza tra policy scritta e prassi reale.
Errori tipici da evitare
- lanciare la funzionalita senza policy condivisa
- confondere uso legittimo della posizione con tracciamento continuo
- gestire contestazioni fuori processo e senza storico
- non aggiornare la policy quando cambia il perimetro operativo
Collegamento a paghe (perché la policy impatta la chiusura mese)
La policy riduce correzioni e rettifiche a fine mese: meno eccezioni “fuori processo” = export piu pulito. Per l output amministrativo, vedi export paghe.
Dove andare per approfondire
- Se vuoi capire come funziona il prodotto: timbratura GPS e geofence presenze.
- Se devi presidiare garanzie e compliance: sicurezza e GDPR (presenze e geolocalizzazione).
- Se vuoi una guida completa prima del rollout: rilevazione presenze da smartphone.
Bridge operativo
Se oggi usi fogli firme o badge non integrati, il prossimo step e adottare un flusso unico con policy verificabile.
- avvia la prova gratuita
- passa alla feature timbratura GPS
- approfondisci il trust in sicurezza e GDPR
Il prossimo step pratico
Parti dalla checklist e valida il processo su una sede pilota.
- attiva la prova gratuita
- collega i dati a export paghe
Prossimo passo consigliato
Hai validato il processo? Porta il test su dati reali.
Mantieni la logica operativa costruita nelle guide e applicala in un ambiente con regole automatiche, tracking e collaborazione centralizzata.